Phục vụ nhu cầu khách VIP trong sự kiện

Họ là những đơn vị rất quan trọng với sự kiện nên cũng có thể coi là VIP, vì họ là cầu nối đưa tin tức đến với khán giả, sự kiện càng lớn thì tầm quan trọng của các đơn vị truyền thông càng nhiều, nhưng việc đáp ứng được nhu cầu của giới truyền thông nhưng không làm ảnh hưởng đến sự kiện thật không phải chuyện dễ .

Khi các phương tiện truyền thông tham gia vào việc lấy tin của sự kiện sẽ rất dễ có những ảnh hưởng tiêu cực nhất định đến các diễn biến của sự kiện.

Ví dụ: Việc ghi hình, chụp ảnh thường cần phải có sự chiếu sáng và như vậy khi tiến hành sẽ phải chiếu thẳng vào mặt khán giả, diễn viên, diễn giả… gây nên sự khó chịu. Ngoài ra các nhà quay phim khi di chuyển để chọn vị trí có thể gây ảnh hưởng đến sự quan sát của khán giả và ảnh hưởng đến quá trình trình diễn ra sự kiện. Ngoài ra để có được âm thanh chuẩn (các bài phát biểu, âm nhạc..) có thể họ còn yêu cầu các micro riêng hoặc truyền tin trực tiếp từ khu vực kỹ thuật đang diễn ra sự kiện.

Ngoài những tác động tiêu cực nói trên, các phương tiện truyền thông thường tổ chức làm việc với tốc độ gấp gáp nhiều yêu cầu đặc thù có thể sẽ làm ảnh hưởng đến công tác tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, các lợi thế có được từ việc xúc tiến, quảng bá sự kiện có thể là rất lớn ( thậm chí là yêu cầu quan trọng nhất đối với nhà đầu tư/ nhà tài trợ sự kiện) vì vậy nó thường được ưu tiên hơn các khía cạnh khác của sự kiện. Quyết định trong việc đáp ứng các yêu cầu của truyền thông do nhà đầu tư sự kiện quyết định và được nhà tổ chức sự kiện triển khai. Để chủ động, trong kế hoạch tổ chức sự kiện nên tính đến nội dung này, trong trường hợp các phương tiện truyền thông xuất hiện ngoài dự tính, việc chuẩn bị này sẽ được tính thêm vào ngân sách tổ chức sự kiện.

Các yêu cầu của khách VIP thường liên quan đến các vấn đề về an ninh đặc biệt, hay các dịch vụ cao cấp, khu vực riêng… Nhà tổ chức sự kiện nên thống nhất từ trước hướng giải quyết các yêu cầu (nếu phát sinh ngoài dự tính) của khách VIP. Cũng tương tự như đối với phương tiện truyền thông, các lợi ích từ việc quảng bá hình ảnh của khách VIP khi tham gia sự kiện, các mối quan hệ có được từ họ… là rất khó đánh giá. Một khi đã được mời VIP, nhu cầu của họ phải được ưu tiên hơn của công chúng vì vậy khi lập kế hoạch nên có những điền khoản cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách VIP.